Zdroje

Výběr dodavatele podnikového Performance Management [výkonnostního managementu]

Základem je mapa cesty

Podnikový Performance management [výkonnostní management] má mnoho komponent. Využívá nástroje od budgetingu, strategického plánování, konsolidace a reportingu ke dashboards [řídící desky] a operační analytice. Vaši současnou bolest - obvyklý budgeting bez pohledu kupředu na to, co bude následovat - neodstraníte bez dobře promyšlené mapy cesty, bez adresování. Když jste pak připraveni přejít k další fázi, můžete zjistit, že váš dodavatel je skvělý v první oblasti, které jste se dotkli, ale slabý v oboru funkčnosti, kterou chcete přidat následně. Již před tímto prvním nákupem rozhodující tým potřebuje vyložit své dlouhodobé vize o BPM a pak určit a upřednostnit různé fáze. Navíc by měl být proveden audit software, který společnost v současné době vlastní. Můžete zjistit, že již vlastníte produkty, které mohou určit některé z vašich BPM požadavků. Analýza mezer založená na porovnání „kde jste“ s tím „kam chcete dojít“ vám pomůže identifikovat chybějící části, které je třeba dokoupit.

Požadavky podnikání „jen“ na prvním místě

BPM je strategická podniková iniciativa. Není to podpůrný kancelářský operační systém. Důvod? Požadavky podnikání musí být v čele a ve středu zájmu. Otázka, která technologie je nejlepší, je opravdu druhořadou diskuzí. Předtím, než se budete dívat na OLAP versus ROLAP versus hybrid OLAP nebo podobné, potřebujete určit mnohem základnější záležitosti. Například zda příslušný software umí vyřešit komplexní rozmístění, požadované financemi pro každoroční rozpočtový proces nebo ne. Některé společnosti vlastně přeskakují tento krok. Myslí si, že poznají dobrý systém budgetingu nebo reportingu, když ho uvidí. Tento přeskok je velkou chybou. Vyhněte se mu. Vyslechněte klíčové pracovníky vaší firmy, shromážděte jejich detailní požadavky na nový systém. Pak zkonsolidujte výsledky a určete priority. Můžete mít také potřebu zjistit, co se jim líbí, nebo nelíbí na ostatních systémech, které používali k dosažení stejných úkolů. Na tomto místě by měl někdo zkušený v oblasti podnikového performance management [výkonnostního managementu] zkontrolovat Vaše požadavky. Nerealistické položky na seznamu by mohly způsobit, že vyloučíte jinak velmi schopné dodavatele. Váš seznam bude pravděpodobně zaměřen na současné bolesti, výzvy, a může přehlížet některé potenciální výhody BPM. O takových výhodách jste zatím neměli čas přemýšlet, nebo jste si jich nebyli vědomi. Nyní s vaším čistým seznamem podnikových požadavků, s určenými prioritami, jste připraveni začít opravdový výběr dodavatele.

Požadavek na návrh nebo ne?

Proces požadavku na návrh je zdlouhavý a pracný pro všechny zúčastněné, na konci pravděpodobně nepříliš užitečný. Tak proč to lidé dělají? Potřebují zredukovat dlouhý seznam potenciálních dodavatelů na lépe zvládnutelnou hrst nejvíce vyhovujících kandidátů. Existují i jiné cesty, jak zkrátit seznam (viz další odstavce). Ale pokud musíte projít přes proces požadavku na návrh, ujistěte se, že jej provedete správně. Ta největší chyba, kterou lidé dělají je, že nepokládají dostatečně podrobné otázky. Například: mohu téměř garantovat, že když se zeptáte jakéhokoliv dodavatele BPM, “Spolupracuje váš produkt s programem Excel??” neuslyšíte žádnou jinou odpověď než “ano” ode všech. Pomůže vám to najít rozdíly mezi dodavateli? Samozřejmě, že ne. Pokud vaše otázky zaměříte podrobněji, na specifické funkce nabízeného softwaru (například: Máte přídavné funkce? Je rozhraní externě nahraným souborem? Mohou mít příkazy, realizované v rámci programu Excel, přístup přímo do vaší databáze? Podporuje vaše rozhraní jak čtený, tak psaný přístup? Můžu používat existující modely?), začínáte mít dostatek informací, k rozlišení potencionálních dodavatelů. Také přizpůsobte váš požadavek na návrh podnikovému performance management [výkonnostnímu managementu]. Vytažení vašeho starého všeobecného požadavku na návrh, který IT již použilo nespočetněkrát v minulosti, a které se ptá na otázky jako: “Kolik charakteristik má účetní část?”, vám žádnou hodnotu v budoucnosti nepřidá.

Kteří dodavatelé?

Kdo obdrží váš požadavek na návrh? Nebo když přeskočíte požadavek na návrh, kdo vytvoří výběrový seznam dodavatelů? Některé společnosti obcházejí vytváření výběrového seznamu tak, že se podívají na dodavatele s největšími marketingovými rozpočty. A to hlavně protože už o nich slyšeli, nebo je viděli. Pokud to uděláte, riskujete, že zaplatíte sumu za části softwarového balíku, které nemusíte potřebovat. Někdo musí platit za marketing, a můžete to být právě vy. Nebo můžete minout méně známého dodavatele, jehož produkt by vám seděl více. Hlubší průzkum je namístě. Mnoho lidí začíná svůj průzkum na internetu. Rychlé vyhledávání vyhledávačem Google zobrazí množství návodů, reportů, a průvodců nakupujícího. Tento materiál je volně dostupný z dobrých důvodů: buď je to pouze zamaskovaný marketingový materiál. Nebo to může být přehled vytvořený na vyšší úrovni tak, aby vás zlákal k nákupu detailnějších informací. Pokud se chystáte nakoupit BPM software za stovky nebo tisíce dolarů, pravděpodobně utratíte stejnou částku za služby. Neměli byste udělat malou investici, abyste se ujistili, že zvažujete správné dodavatele? Smysluplnější je nakoupit podrobné reporty od analytika, znajícího odvětví, nebo obrátit se na externího BPM experta pro radu a vedení.

Ve chvíli, kdy jste udělali váš výběrový seznam, je načase, aby další krok provedli potencionální dodavatelé. Pohled na aktuální hodnocení dodavatelů, vyhodnocovací proces, výběr a vyjednávání je třeba učinit právě s tímto cílem.

Předtím, než budete pokračovat dále, je třeba vytvořit tým. Ten se skládá, nebo alespoň reprezentuje klíčové investory. Pokud jste jej ještě neutvořili, je třeba to udělat právě teď. Tato skupina by měla být složena z reprezentantů všech hlavních oddělení, které budou ovlivněny řešením BPM, bez omezení jen na finanční oddělení a IT. Toto řešení má klíčové výhody. Je to využití předností kombinovaných vědomostí rozmanité skupiny, dosažení vlastnictví a nákupu od investorů. Další výhodou je zmenšení počtu potenciálních zklamaných, pokud se systém neukáže být takovým, jakým byl plánován. V této pracovní skupině by měly být ve skutečnosti také osoby, které jsou silně navázány na současný systém. Tak jsou zapojeny do iniciativy nového systému, který nahradí ten stávající.

Ohodnocení

Můžete strávit nějaký čas díváním se na zánovní demoverze od dodavatele. Lepší je ale zaměřit většinu vašeho času na skripty demoverzí, nebo „důkazy konceptu”. V dnešním podnikovém performance management [výkonnostním managementu] mnoho systémů, hlavně na povrchu vypadají a jsou i na „omak“ velice podobné. Ve vyhodnocování uchazečů se nedostanete daleko pokud se nezaměříte na to, jak vlastně budete systém využívat ve vaší společnosti. Ať už sami, nebo s pomocí externích expertů, potřebujete identifikovat nejdůležitější a nejobtížnější aspekty vašeho plánovaného použití podnikového performance management [výkonnostního managementu]. Potom vytvořte zadání, kterého se dodavatel bude muset držet. Takové zadání demonstruje, jak by jejich produkt mohl výhradně uspokojovat vaše potřeby. Například: pokud alokujete určité výdaje do individuálních podnikových jednotek podle jejich procentuálního příspěvku na konsolidované příjmy, musí dodavatel předvést, jak se produkt vyrovná s tímto občas choulostivým vícekrokovým postupem. Poté ohodnoťte různé dodavatele podle snadnosti s jakou dosáhli tohoto cíle. Samozřejmě v mnoha případech se při předvedení bude řešení jevit jako jednoduché a přímé. To je jeden z důvodů, proč se potřebujete ptát, jak bylo dosaženo cíle. A to je právě místo, kde se rozdíly stanou zřejmými. Některé produkty budou mít komplexní logická pravidla, která napsal konzultant, aby se vyhovělo požadavkům. Jiné vytvoří stínové účty nebo jednotky, které budou dělat kalkulační mezikroky. Ty nejlepší alokace budou mít prefabrikované funkcionality pro to, aby byl proces přímočařejší a jednoduší na správu i údržbu. Pokud se tímto způsobem podíváte na většinu vašich požadavků, začnou vyčnívat určití dodavatelé.

Pouze pokud požádáte dodavatele o vytvoření upravené demoverze, nebo o důkaz konceptu, zkrátíte seznam reálných uchazečů. Někteří odmítnou. Důvody se mohou pohybovat od jednoduchých, ekonomických (potenciální příjmy od vás nemají cenu nákladů na tuto snahu) až po poznání dodavatele, že vaše potřeby nevyhovují jejich produktu. V některých případech, jsou příliš zaměstnaní. Ať je důvod jakýkoliv, je pro vás z dlouhodobého hlediska lepší, že odpadli. Kdyby totiž jejich produkt opravdu vyhovoval vašim požadavkům, a kdyby vás opravdu chtěli jako zákazníka, našli by způsob jak uspokojit váš požadavek.

Před tím, než dodavatelé přijdou a spustí svoje přizpůsobené demoverze, je třeba provést některé interní kroky. Především musíte zaškolit všechny členy hodnotící skupiny. Vysvětlit jim co to vlastně podnikový performance management [výkonnostní management] opravdu je, a jak ho společnost plánuje využívat. Bez těchto znalostí by se nemuseli zaměřit na opravdu podstatné rysy, ale na ty irelevantní. Například, někteří členové komise mohou být ohromeni produkty, jež vytvářejí barevné 3D grafiky. Ovšem, pokud je vaším cílem řešení, pracující s programem Excel a zpracovávající čísla opravdu rychle, je tato přednost opravdu důležitá?

Při vyhodnocování vám může velmi pomoci srovnávací přehled, který má sloupce pro každého dodavatele a řádky s vašimi hodnotícími kritérii. Také je užitečné zařadit systém hodnocení podle relativní důležitosti každého hodnoceného prvku. Ať použijete jakýkoliv nástroj na vytvoření tohoto srovnávacího výkazu, je třeba, aby byl schopný rychle a jednoduše sdružovat výsledky od všech členů komise. Srovnávací výkaz předložte při příští návštěvě každého dodavatele a umožněte mu se k tomu vyjádřit. Na konci tohoto postupu by měl vzniknout seznam nejlepších dodavatelů.

K hodnocení, jak úspěšní byli dodavatelé v dosažení cílů vašeho zadání dema, je tu klíčová otázka pro každého dodavatele: Jaké mají plány s produktem z krátko- i dlouhodobého hlediska? Dlouhodobé plány vám řeknou, jestli jejich výzkum a vývoj bude spjat s vašimi potřebami. Například: třeba plánují produkt přepsat pro hostitelské prostředí, které vás nezajímá. Pak se může stát, že budete chtít zvolit jiného dodavatele, který je zaměřen více na vývoj v oblastech vašeho zájmu. Krátkodobé plány vám řeknou, co současné řešení postrádá. Pokud je v nich uvedeno, že v příští verzi bude ještě lepší provázanost mezi modely, pravděpodobně to znamená, že trh nebo jejich klienti, považují současnou provázanost za nepostačující.

Jakmile všichni dodavatelé udělali tento krok, můžete se podívat na vaše konsolidované výsledky. I když se může zdát zřejmé, kdo jsou favoriti, dávejte pozor na rozsáhlejší rozdíly. To je, že když dodavatel v průměru dostane 8 na škále od 1 do 10, znamená to, že buď všechny volby byly okolo 8, anebo tam byly nějaké okolo 10 a nějaké okolo 6. To jsou velmi rozdílné situace. Ve druhém případě je třeba vzít v úvahu, že někteří lidé nebyli ohromeni výkonem dodavatele v určité oblasti, a nemuseli by být nadšeni jeho výběrem pro dodání řešení BPM.

Jakmile jste si vybrali nejlepší řešení pro vaše potřeby, je načase určit moduly, které budete potřebovat. Určit počet umístění, vyjednat nejlepší podmínky smlouvy a určit, kdo bude asistovat při implementaci. Tyto témata jsou podrobněji popsána v dalších článcích, jež jsou k dispozici na stránkách BPM partnerů.